Privacybeleid
Dit is de privacyverklaring van MHS Media B.V. (hierna: ‘wij’, ‘ons’ of ‘onze’). Deze verklaring geeft inzicht in de persoonsgegevens die wij verwerken van klanten, leveranciers, websitebezoekers en andere relaties. We leggen uit voor welke doeleinden we persoonsgegevens verwerken en hoe we daar zorgvuldig mee omgaan. We raden u aan deze verklaring aandachtig te lezen. Wij hechten als verwerkingsverantwoordelijke veel waarde aan een zorgvuldige en transparante omgang met persoonsgegevens. Daarom verwerken en beveiligen wij persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
1. Verkrijging van persoonsgegevens
Wij verzamelen persoonsgegevens wanneer u:
- Contact met ons opneemt via onze website (bijvoorbeeld via een contactformulier of offerteaanvraag);
- Ons belt, e-mailt of een bericht stuurt via WhatsApp;
- Zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief;
- Klant bij ons wordt en wij een project uitvoeren;
- Onze website bezoekt (via cookies of vergelijkbare technieken – zie ons cookiebeleid).
2. Soorten persoonsgegevens die wij verwerken
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken:
- Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, adres;
- Projectgegevens: inhoud van contactformulieren, projectbeschrijvingen, emailcorrespondentie;
- Facturatiegegevens: bankrekeningnummer, KvK- en BTW-nummer, factuuradres;
- Technische gegevens: IP-adres, browser- en apparaatgegevens, websitegebruik;
- Marketinggegevens: naam en e-mailadres voor onze nieuwsbrief
3. Verplichte gegevens en gevolgen bij niet-verstrekking
Voor een goede uitvoering van onze dienstverlening is het in sommige gevallen noodzakelijk dat wij bepaalde persoonsgegevens van u ontvangen. Deze gegevens zijn essentieel om onze verplichtingen richting u na te komen, om met u te kunnen communiceren of om digitale functies naar behoren te laten werken. Indien u deze verplichte gegevens niet verstrekt, kan dit tot gevolg hebben dat wij bepaalde diensten niet of slechts gedeeltelijk kunnen leveren.
Enkele voorbeelden:
- Bij het aanvragen van een offerte
Wij vragen u om uw naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer en een korte projectomschrijving. Deze informatie is noodzakelijk om uw aanvraag in behandeling te nemen, een passende inschatting te maken van de werkzaamheden en contact met u op te nemen over de verdere afstemming. - Bij het realiseren en onderhouden van een website
Contactgegevens, hostinggegevens en inhoudelijke input (zoals teksten, afbeeldingen en technische wensen) zijn nodig om de website correct te ontwikkelen en te beheren. Zonder deze gegevens kunnen wij het project niet uitvoeren of afronden. - Voor het functioneren van bepaalde onderdelen van onze website
Bepaalde functionele cookies zijn technisch noodzakelijk voor het correct werken van formulieren, beveiligde verbindingen (SSL), en spambeveiliging. Als u deze cookies weigert, kunnen bepaalde functies van de website mogelijk niet goed worden weergegeven of functioneren.
Wanneer wij aangeven dat bepaalde gegevens verplicht zijn, zal dit steeds duidelijk worden gecommuniceerd op het moment dat u deze verstrekt (bijvoorbeeld via een formulier of tijdens intake). Het niet aanleveren van deze gegevens kan ertoe leiden
dat wij de gevraagde dienst of informatie niet kunnen leveren, of dat de samenwerking vertraging oploopt.
4. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens
Wij richten onze diensten niet specifiek op personen jonger dan 16 jaar en hebben dan ook niet de bedoeling om persoonsgegevens van minderjarigen te verzamelen, tenzij zij daarvoor expliciet toestemming hebben van een ouder of wettelijk
vertegenwoordiger. Omdat wij niet kunnen verifiëren of een bezoeker daadwerkelijk 16 jaar of ouder is, adviseren wij ouders om toezicht te houden op het online gedrag van hun kinderen. Dit helpt voorkomen dat gegevens worden verstrekt zonder ouderlijke toestemming. Heeft u redenen om aan te nemen dat wij persoonsgegevens van een minderjarige zonder die toestemming hebben verwerkt? Neem dan contact met ons op via de contactgegevens onderaan deze verklaring, zodat wij passende maatregelen kunnen nemen, zoals het verwijderen van deze gegevens.
Daarnaast verwerken wij géén bijzondere persoonsgegevens, zoals informatie over iemands gezondheid, etnische afkomst, religieuze overtuigingen, strafrechtelijk verleden of politieke voorkeur. Uitzonderingen hierop gelden uitsluitend wanneer de
wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld voor fiscale of administratieve doeleinden. Binnen onze reguliere dienstverlening is het verwerken van dergelijke gegevens niet van toepassing.
5. Geen geautomatiseerde besluitvorming
Bij MHS Media hechten we veel waarde aan persoonlijke communicatie en zorgvuldige besluitvorming. Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming in de zin van artikel 22 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat wij geen beslissingen nemen over u die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, dus zonder menselijke tussenkomst, en die voor u rechtsgevolgen hebben of u op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.
Ook maken wij geen gebruik van profilering waarbij op basis van geautomatiseerde analyse van persoonsgegevens een profiel van u wordt opgebouwd dat leidt tot geautomatiseerde beslissingen of selectie.
Alle beslissingen binnen onze dienstverlening, zoals het accepteren van opdrachten, het bepalen van projectaanpak of prijsstelling, worden steeds door een medewerker handmatig genomen, waarbij wij waar nodig in overleg met u treden. U kunt er dus op vertrouwen dat er sprake is van een individuele beoordeling van uw situatie en behoeften.
6. Doeleinden en grondslagen van verwerking
7. Gerechtvaardigd belang
In sommige gevallen verwerken wij persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang. Dit houdt in dat wij vooraf een belangenafweging maken, waarbij wij onze bedrijfsbelangen zorgvuldig afwegen tegen uw privacyrechten. Onze gerechtvaardigde belangen omvatten onder andere:
- Het correct verwerken en opvolgen van offerteaanvragen en klantverzoeken;
- Het onderhouden van klantrelaties en het beantwoorden van vragen via email, telefoon of WhatsApp;
- Het verbeteren en optimaliseren van onze dienstverlening, productieprocessen en website;
- Het analyseren van bezoekersgedrag om onze website gebruiksvriendelijker te maken;
- Het beveiligen van onze systemen en voorkomen van misbruik.
Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van gerechtvaardigd belang, zorgen wij ervoor dat deze verwerking niet onnodig ingrijpend is. U heeft het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op deze grondslag.
8. Delen van persoonsgegevens met derden
MHS Media verkoopt uw persoonsgegevens niet aan derden. Wij delen uw gegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van onze dienstverlening, wanneer u daarvoor expliciet toestemming heeft gegeven, of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld op grond van fiscale of administratieve regelgeving).
Verwerkers en derden
In het kader van onze bedrijfsvoering maken wij gebruik van externe dienstverleners die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken. Dit gebeurt uitsluitend op basis van duidelijke afspraken en onder voorwaarden die in overeenstemming zijn met de AVG. Waar wettelijk vereist, sluiten wij met deze partijen een verwerkersovereenkomst, waarin onder andere is vastgelegd hoe de gegevens worden beveiligd, welke toegang zij hebben en voor welke doeleinden de verwerking is toegestaan.
Voorbeelden van categorieën derden waarmee wij persoonsgegevens kunnen delen:
- Hosting- en serverproviders
Voor de hosting van websites, databases, back-ups en e-mailaccounts maken wij gebruik van externe partijen. Deze partijen verwerken technische gegevens en soms ook klantgegevens die via de website worden ingevoerd (zoals contact- of offerteformulieren). - Communicatietools
Voor interne en externe communicatie gebruiken wij systemen zoals Gmail, Google Workspace, Trello, WhatsApp Business en Slack. Deze tools worden ingezet voor projectbeheer, e-mailcorrespondentie, notities en taakverdeling. - Boekhoud- en facturatiesystemen
Voor onze financiële administratie maken wij gebruik van systemen zoals Gripp of e-Boekhouden.nl. Deze systemen verwerken klantgegevens, factuurinformatie en betaalstatussen. Daarnaast kunnen wij gegevens delen met onze accountant of administratiekantoor voor belastingaangiftes en jaarrekeningen. - Marketing- en nieuwsbriefsystemen
Voor het versturen van e-mailcampagnes of nieuwsbrieven gebruiken wij Mailchimp. Hierbij worden gegevens zoals uw naam en e-mailadres verwerkt op een beveiligde wijze. Mailchimp treedt op als verwerker namens ons en voldoet aan internationale privacyregels via onder andere standaardcontractbepalingen (SCC’s).
Beveiliging van doorgifte
Alle externe partijen waarmee wij samenwerken worden zorgvuldig geselecteerd.
We zorgen ervoor dat:
- Uw gegevens uitsluitend worden verwerkt op basis van onze instructies;
- Er passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen zijn genomen;
- Gegevens alleen worden gedeeld voor zover dit noodzakelijk is;
- Uw gegevens niet worden gebruikt voor andere doeleinden dan waarvoor ze zijn verstrekt.
Wanneer een externe partij gevestigd is buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zorgen wij voor passende waarborgen bij internationale doorgifte. Zie ook het onderdeel “Doorgifte buiten de EER”.
9. Doorgifte buiten de EU
Indien persoonsgegevens worden verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte (EER), bijvoorbeeld doordat wij gebruikmaken van diensten zoals Mailchimp, Google of andere internationale (cloud)providers, nemen wij passende maatregelen om uw gegevens te beschermen in overeenstemming met de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wanneer dergelijke doorgifte plaatsvindt, zorgen wij ervoor dat dit uitsluitend gebeurt als er een passend beschermingsniveau wordt gewaarborgd. Dit kan onder meer door:
- Het afsluiten van Standard Contractual Clauses (SCC’s) zoals goedgekeurd door de Europese Commissie, waarin waarborgen worden vastgelegd over de verwerking, beveiliging en rechten van betrokkenen;
- Het gebruik van diensten in landen waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft vastgesteld, zoals bijvoorbeeld Zwitserland of Japan, waarbij het rechtsniveau gelijkwaardig wordt geacht aan dat binnen de EU;
- Indien nodig, aanvullende technische en organisatorische maatregelen zoals encryptie, beperkte toegangsrechtenen minimale gegevensverstrekking;
- Het uitvoeren van een Transfer Impact Assessment (TIA), om te beoordelen of aanvullende beschermingsmaatregelen vereist zijn.
Wij beoordelen per geval of de doorgifte rechtmatig en veilig kan plaatsvinden. Als u hierover vragen heeft of inzage wilt in de gebruikte waarborgen, kunt u contact met ons opnemen via de gegevens onderaan deze privacyverklaring.
10. Rechten van betrokkenen
Als betrokkene, dat wil zeggen: een persoon van wie wij persoonsgegevens verwerken, heeft u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) een aantal wettelijke rechten. Wij vinden het belangrijk dat u deze rechten eenvoudig kunt uitoefenen. U kunt hiervoor te allen tijde contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.
U beschikt over de volgende rechten:
- Recht op inzage
U heeft het recht om op te vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken, met welk doel, aan wie wij deze eventueel verstrekken en hoe lang wij ze bewaren. - Recht op rectificatie
Indien de gegevens die wij van u verwerken onjuist of onvolledig zijn, kunt u ons verzoeken deze te corrigeren of aan te vullen. - Recht op verwijdering (recht op vergetelheid)
U heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen wanneer deze niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, of wanneer u eerder gegeven toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond meer is voor verwerking. - Recht op beperking van de verwerking
In bepaalde gevallen kunt u verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld tijdens de beoordeling van een correctieverzoek of bezwaar. - Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer wij uw gegevens verwerken op basis van toestemming of een overeenkomst, en deze verwerking geautomatiseerd plaatsvindt, heeft u het recht om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen en – indien gewenst – aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen. - Recht van bezwaar
U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang. Wij zullen in dat geval de verwerking staken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden kunnen aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden. - Recht op intrekking van toestemming
Indien wij persoonsgegevens van u verwerken op basis van uw toestemming, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken. De verwerking tot het moment van intrekking blijft rechtmatig.
11. Websites van derden en social media
Onze website kan verwijzingen bevatten naar websites van derden, bijvoorbeeld via hyperlinks of ingesloten content. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van andere organisaties waarnaar wij verwijzen. Wij hebben geen zeggenschap over hoe deze externe partijen omgaan met uw persoonsgegevens en kunnen daarom geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid aanvaarden voor de manier waarop zij uw gegevens verwerken.
Daarnaast bevat onze website social media-buttons, zoals links naar onze pagina’s op bijvoorbeeld Facebook, Instagram of LinkedIn. Door op een van deze buttons te klikken, verlaat u onze website en wordt u doorgestuurd naar het betreffende platform. Deze platforms verwerken persoonsgegevens op basis van hun eigen privacyverklaringen. Wij hebben geen invloed op deze verwerking.
Wij raden u aan om de privacyverklaringen van deze externe websites en social media-platforms zorgvuldig door te lezen voordat u gebruikmaakt van hun diensten.
12. Bewaartermijnen
Na afloop van de hierboven genoemde bewaartermijnen worden uw persoonsgegevens op zorgvuldige wijze verwijderd of, waar mogelijk, geanonimiseerd. In uitzonderlijke gevallen kunnen wij gegevens langer bewaren indien dit wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld op grond van fiscale of administratieve verplichtingen.
Indien u wenst dat uw persoonsgegevens eerder worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring. Wij beoordelen uw verzoek conform de bepalingen van de AVG.
13. Nieuwsbrieven
Wij versturen periodiek nieuwsbrieven over onze diensten, projecten en tips. Hiervoor gebruiken wij Mailchimp. Aanmelden kan via de website. Uitschrijven kan op elk moment via de link onderaan de nieuwsbrief. Mailchimp kan gegevens verwerken buiten de EER. Hiervoor zijn passende waarborgen getroffen.
14. Wijzigingen
Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 10 mei 2025. Wij behouden ons het recht voor om deze verklaring aan te passen. Wij adviseren u om deze regelmatig te controleren.
Mochten er in de toekomst veranderingen plaatsvinden op onze website waardoor bepaalde cookies worden toegevoegd of verwijderd, dan zullen wij ook dit wijzigen in ons cookiebeleid in deze privacyverklaring.
15. Contact en klachten
Voor vragen of het uitoefenen van uw rechten:
MHS Media B.V.
Stationsstraat 13, 9401KV gelegen ter Assen
[email protected]
tel: +31 6 18209947
KVK nummer: 94740194
U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens
via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
